Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 26 mars 2024
1. Notre engagement
Au centre Excel Gym – Zodiak, nous avons à coeur notre engagement envers nos membres. Nous avons développé une politique de confidentialité en vertu des lois, puisque nous portons une grande importance aux données personnelles de nos clients.
Notre politique de confidentialité est des plus transparente et facilement accessible pour nos utilisateurs, car nous voulons maintenir le lien de confiance avec nos membres.
2. Entrée en vigueur
Cette politique s’applique à partir du 1er juillet 2024.
3. Collecte de renseignements
3.1 Informations collectées :
Les informations collectées à votre sujet dépendent du service dont vous vous prévalez auprès du centre Excel Gym – Zodiak. Nous prenons toujours le minimum de vos informations selon ce qui est nécessaire pour compléter votre dossier.
Sachez qu’à tout moment, vous pouvez décider de ne pas fournir certains renseignements. Par contre, si tel est le cas, vous pourriez ne pas avoir accès à certaines réservations, services ou produits.
3.2 Méthode de collecte :
Le centre Excel Gym – Zodiak utilise différents moyens pour la collecte de données de ses clients et employés.
La plateforme Amilia est utilisée afin de centraliser vos données personnelles avec la création d’un compte client.
Tout dépendant de vos services, nous aurons besoin de récolter certaines informations dans des bases de données et documents afin de faciliter notre travail.
Voici ce dont nous pourrions avoir besoin: nom, prénom (enfant et adulte
responsable), date de naissance, numéros de téléphone, adresse courriel, allergies
et maladies pouvant avoir un impact durant les services fournis, numéro d’assurance
social (relevés 24) et informations bancaires pour débit préautorisé (si le client choisit
ce type de paiement).
4. Partage de données
Soyez assuré que vos données ne seront divulguées qu’aux personnels qui doivent
avoir recours à certaines informations. Vos informations ne seront ni vendues,
fournies et échangées pour des fins profitables.
Voici la façon dont certaines informations seront divulguées :
4.1 Employés
Entraîneurs :
Les entraîneurs auront accès à leur feuille de présence dans le cartable dédié à cet effet. Sur celle-ci, nous inscrivons les informations suivantes : nom et prénom de l’enfant, âge, numéros de téléphone, allergies, maladies et niveau d’habileté de l’enfant.
Commis d’accueil :
Les commis d’accueil ont accès à la plateforme Amilia. Leur mandat est d’aider les
clients dans la création de leur compte et d’effectuer des réservations.
Les commis d’accueil ont donc accès aux renseignements suivants : nom et prénom
de l’enfant, nom et prénom du responsable du compte, âge de l’enfant, adresse
complète, numéros de téléphone, allergies et maladies, courriels, numéro
d’assurance maladie, numéro d’assurance sociale pour les relevés 24 (une fois le
numéro inscrit et la page sauvegardée, le numéro devient confidentiel et non lisible).
Les commis d’accueil sont formés sur les bonnes pratiques dans la gestion des
données confidentielles.
Personnel administratif :
Le personnel administratif a accès à la plateforme Amilia ainsi qu’à des documents
externes enregistrés dans un drive [SG2]. De plus, les clients des secteurs
compétitifs qui choisissent les paiements par débit préautorisé donnent accès à leurs
informations bancaires.
Le personnel administratif a donc accès aux renseignements suivants:
nom et prénom de l’enfant, nom et prénom du responsable du compte, âge de l’enfant, adresse complète, numéros de téléphone, allergies et maladies, courriel, numéro d’assurance maladie, numéro d’assurance sociale pour les relevés 24 (une fois le numéro inscrit et la page sauvegardée, le numéro devient confidentiel et non lisible) et informations bancaires (si désiré par le client).
Les membres du personnel administratif sont formés sur les bonnes pratiques dans la gestion des données confidentielles.
4.2 Fournisseurs externes
Fédérations :
Pour tous les clients, certaines informations devront être divulguées à Gymnastique Québec et à Cheerleading Québec, les deux fédérations en relation avec notre centre afin de confirmer les affiliations de nos membres.
Les informations suivantes peuvent être divulguées en fonction du secteur fréquenté
par l’athlète : nom et prénom de l’enfant, âge de l’enfant, adresse complète, numéro
d’assurance maladie et catégorie de l’enfant. [SG3]
Inscriptions aux compétitions :
Pour les clients des secteurs compétitifs, afin de confirmer l’inscription de votre enfant à une compétition, nous avons besoin de transmettre certaines informations. Voici ce qui est à risque d’être divulgué : nom et prénom de l’enfant, date de naissance, adresse et catégorie.
4.3 Avec votre consentement
Avec votre autorisation, nous pouvons utiliser votre nom afin de partager un
témoignage que vous avez fait sur nos services et produits.
4.4 Divulgation obligatoire
S’il s’agit d’une situation d’urgence et demandée par les autorités, nous serons dans l’obligation de transmettre vos informations comme nous serons légalement tenus d’agir.
5. Droit à la modification et à l’effacement de vos renseignements
Vous pouvez en tout temps demander une modification de vos coordonnées ou à l’effacement de vos informations. Par contre, sachez que si vous demandez de supprimer certaines informations, il se pourrait que nous soyons dans l’impossibilité de vous offrir un service et d’effectuer une réservation pour vous.
6. Les fichiers témoins (cookies)
Lors de votre navigation sur notre site, nous utilisons des fichiers témoins (ou cookies) ainsi que d’autres technologies similaires pour collecter certaines informations.
Un cookie est un petit fichier qui stocke des données, telles qu’un identifiant unique anonyme. Elles sont sauvegardées soit sur l’ordinateur, soit sur le dispositif de l’utilisateur et nous aident à personnaliser votre expérience de navigation à chaque visite.
7. Durée de conservation
Nous conservons vos informations le temps nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour respecter nos obligations légales. Une fois cette durée écoulée, ou en cas de retrait de votre consentement, vos données seront effacées. Sur simple demande, nous pourrons vous confirmer cette suppression.
8. Âge de consentement
Nous ne collectons pas sciemment d’informations auprès d’individus âgés de moins de 14 ans. Si un parent ou tuteur s’aperçoit qu’un mineur de moins de 14 ans nous a transmis des données sans autorisation parentale, il est prié de nous contacter. Dans le cas où nous constatons la réception de telles données sans consentement approprié, celles-ci seront immédiatement supprimées.
9. Mises à jour de la politique
Nous pourrions apporter des modifications à cette Politique de confidentialité. Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. Toute mise à jour sera effective dès sa publication sur notre site. En cas de changement majeur, une notification sera affichée ici pour vous tenir informé.
10. Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
Si notre réponse suite à une demande relative à vos informations personnelles ne vous satisfait pas, vous avez le droit de contacter la Commission d’accès à l’information du Québec. Cette entité est responsable de la surveillance des pratiques en matière de traitement des données au Québec.
Coordonnées :
Bureau 900, 2045, rue Stanley, Montréal (Québec) H3A 2V4
514 873-4196 | Téléphone sans frais : 1 888 528-7741
Télécopieur : 514 844-6170
cai.communications@cai.gouv.qc.ca
http://www.cai.gouv.qc.ca
11. Nous contacter
11.1 Responsable de la protection des renseignements personnels
Les membres du conseil d’administration du centre Excel Gym – Zodiak ont mandaté Myra Gaudette, directrice générale, comme étant la responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des interrogations ou des questions quant à la gestion de ceux-ci, nous vous invitons à contacter notre directrice aux coordonnées suivantes:
11.2 Coordonnées
Myra Gaudette
Directrice générale
196 boulevard Industriel, Saint-Eustache,
Courriel: direction@excelgym-zodiak.com
Téléphone: 450-623-2987 poste 4
